Управление запасами представляет собой сложную экономическую задачу с противоречивыми критериями эффективности. С одной стороны, запасы призваны обеспечить экономическую безопасность бизнеса, связанную с неравномерностью спроса, в частности, в условиях увеличения сбыта запасы обеспечивают быструю реализацию поступающих заказов за счет накопленных запасов готовой продукции или сырья, необходимого для дополнительного производства. Дефицит запасов может привести к издержкам в связи с дополнительными затратами на реализацию поступившего заказа, а в некоторых случаях и к потере сбыта и заказчиков. С другой стороны, сверхнормативные запасы увеличивают себестоимость продукции за счет непроизводственных затрат на поставку, складирование и хранение запасов. По оценкам экономистов, каждый процент сокращения уровня запасов может быть приравнен к 10 процентному росту оборота, и если бы удалось поставить под контроль хотя бы 75 % колебаний уровня инвестиций в товарно-материальные запасы, экономика развитых стран никогда бы не испытывала кризисные явления.
Информационные системы управления запасами на базе экономико-математического моделирования и современных информационных технологий позволяют сократить затраты на поддержание дорогостоящих запасов в части:
- снижения затрат, связанных с созданием и хранением запасов;
- сокращения времени поставок;
- более четкого соблюдения сроков поставок;
- увеличения гибкости производства, его приспосабливаемости к условиям рынка;
- повышения качества изделий;
- увеличения производительности.
Особенность системы управления запасами заключается в том, что все звенья товародвижения взаимосвязаны. В условиях динамичности рынка нельзя рассматривать систему сбыта, систему производства и систему снабжения независимо друг от друга. Система управления запасами как раз связывает все перечисленные звенья в единое целое, рассматривая цепочки товародвижения как единые бизнес-процессы, в которых отлаживаются взаимодействия между клиентами, подразделениями предприятия и его партнерами-смежниками и поставщиками.
Решение задачи определения уровня запасов зависит от следующих факторов:
- колебаний в сроках поставки сырья и материалов;
- колебаний заказов на готовую продукцию;
- выбранной стратегии обслуживания клиентов (работа на заказ клиента или на магазинную продажу).
В долгосрочном плане задача оптимального определения уровня запасов в силу вероятностного характера колебаний потребности в запасах может быть решена только на основе применения методов имитационного моделирования, что необходимо для определения характеристик производительности системы в условиях случайности процессов. В краткосрочном плане задача управления запасами решается в результате применения методов динамической диагностики и мониторинга, которые позволяют в каждый момент времени на базе оперативной информации о состоянии заказов, запасов и возможностях предприятия и поставщиков принимать оперативные решения по поддержанию запасов на необходимом уровне.
Систему управления запасами, в которой заказ определяет потребность в запасах, можно описать следующим образом: на предприятие поступают заказы, которые удовлетворяются из накопленных запасов готовой продукции. При этом анализируется уровень запасов. Если уровень запасов достигает некоторой пороговой отметки, то инициируется процесс пополнения запасов. В случае производственного характера предприятия цеха, изготавливающие готовую продукцию, пополняют эти запасы и осуществляют производственный процесс. В свою очередь, по цепочке назад формируются заказы к комплектующим подразделениям и так вплоть до отдела материально-технического снабжения. Таким образом, в каждом звене цепочки бизнес-процесса по одной и той же схеме анализируется уровень запасов, который динамически пополняется, обеспечивая бесперебойность снабжения каждого последующего звена бизнес-процесса. В случае посреднического характера предприятия число промежуточных звеньев сводится до одного, когда предпрятие-посредник связывает клиентов-заказчиков с поставщиками продукции (реализация этого случая в дальнейшем рассматривается в качестве примера в данном параграфе). Время выполнения заказа в представленной схеме управления запасами сводится к минимуму: при однородности готовой продукции это время сводится только к времени оформления заказа, отгрузки и доставки; при многономенклатурности изделий или изделий на заказ к времени выполнения заказа добавляется время сборки готовой продукции.
Основная проблема в системе управления запасами сводится к определению уровней запасов, которые, с одной стороны, обеспечивают бесперебойность бизнес-процесса, а с другой стороны, минимизируют издержки, связанные с их поддержанием.
Различают следующие виды запасов:
- Максимальный желательный запас - экономически целесообразный уровень в данной системе управления запасами, используется как ориентир при расчете объема заказа на поставку.
- Пороговый уровень запаса используется для определения момента времени выдачи очередного заказа на поставку.
- Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент времени.
- Гарантийный запас предназначен для непрерывного снабжения потребителя в случае задержек поставок и соответствует запасу, который может быть пополнен за среднее (максимальное) отклонение во времени поставки.
Существует множество систем управления запасами, обеспечивающих различные уровни запасов:
- Система с фиксированным размером заказа;
- Система с фиксированным интервалом времени между заказами;
- Система с фиксированным интервалом времени между заказами и проверкой порогового уровня запаса;
- Система "Минимум - максимум".