Порядок составления бланка согласия на обработку персональных данных для работников в 2020 году

Каждый сотрудник любого предприятия или инстанции, который в силу разных обстоятельств получает, обрабатывает, передает или хранит такие данные, называется оператором.

Для проведения вышеперечисленных манипуляций с личной информацией граждан оператор должен получить соответствующее соглашение.

С порядком составления бланка согласия на обработку персональных данных для работников в 2020 году вы сможете ознакомиться в нашем материале.

Что собой представляет

Согласие на обработку персональных данных – это разрешение гражданина РФ на получение, сбор, использование и хранение информации личного характера определенному предприятию, инстанции и так далее.

Документ составляется исключительно в письменной форме. Повышенное внимание к вопросу корректности составления бланка персональных данных со стороны государства появилось в 2005 году, когда РФ ратифицировала Конвенцию Совета Европы.

Одним из важных последствий данного шага стало принятие ФЗ № 152, который определил главные принципы госполитики в области контроля использования личных данных граждан.

Согласие должно содержать пункт, в котором заинтересованное лицо гарантирует гражданину то, что полученные личные сведенья будут защищены и использованы исключительно для определенных целей.

Законодательно понятие персональных данных определяется как совокупность данных, которые имеют отношение к определенному человеку, как к физлицу.

Более широко эти сведения касаются следующего:

• инициалов гражданина;
• даты и места рождения человека;
• фактического адреса проживания;
• семейного положения;
• образования;
• данных паспорта;
• данных из трудовой книги и других подобных документов;
• некоторых личностных характеристик.

Независимо от того, что некоторые перечисленные данные не являются конфиденциальными, согласие на их использование все же требуется по закону.

Чаще всего граждане сообщают подобные сведения о себе самостоятельно в большинстве государственных учреждениях, медицинских и образовательных формированиях, кредитных или в коммерческих организациях.

Найти данные о человеке можно в следующих документах:

• гражданский паспорт – внутренний или заграничный, а также свидетельство о рождении;
• трудовая книжка;
• билет военнообязанного;
• документы об образовании;
• резюме или анкеты, заполняемые при устройстве на работу;
• личные карточки работников в форме Т-2 и прочее.

Перечисленные документы являются хранилищами информации о гражданине. Большая часть этих бумаг в копиях хранится у работодателя. Соответственно, они и есть операторами персональных данных.

Случаи, когда необходимо

В последнее время все чаще необходимо подписывать соглашение на обработку ПС:

• при устройстве на работу, при подписании трудового соглашения;
• во время заключения соглашения с банком или страховым агентством;
• на получение документов об образовании;
• во время регистрации ребенка в сад или школу и прочее.

В итоге граждане, предоставляя свои документы или заполняя анкеты, должны подписать согласие на обработку данных.

Особенности формирования согласия на обработку данных при трудоустройстве

Когда человек трудоустраивается, он заполняет бланк согласия на обработку персональных данных для работников.

В этом документе детально описано, с какой задачей и какие именно данные из персональных будут использоваться, обрабатываться и сохраняться.

По закону данные приобретают статус конфиденциальных (ст. 14 ТК РФ). Во время устройства на работу новый сотрудник должен предоставить работодателю следующие бумаги:

• гражданский паспорт;
• трудовую книгу;
• номер СНИЛС;
• документы о получении образования;
• медицинскую книжку;
• билет военнообязанного и т.д.

Все документы относятся к категории личной информации, и должны иметь статус конфиденциальности.

Поэтому, как только они попадут в руки определенных специалистов по кадрам, сотрудник обязан подписать согласие на обработку данных.

Любая информация, которая предоставляется работодателю, должна быть применена исключительно в служебных целях.

Алгоритм действий во время подписания согласия обычно происходит таким образом — гражданин устроился на работу, принес личные документы или их копии, подписал согласие и забыл о нем.

Но бывают случаи, когда надо отозвать свое согласие. Чаще всего это происходит по двум причинам:

1. Работодатель нарушил условия хранения и использования личной информации работника.
2. Работник увольняется, а потому работодатель больше не может использовать его данные.

Процесс оформления отзыва согласия должен быть также задокументирован. Другими словами, работник в свободном виде пишет заявление о требовании прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных, а также делает запрос на уничтожении ранее собранной информации.

Данный документ составляется согласно с положениями закона № 152-ФЗ, пункта 1 ст. 9 и пункта 5 ст. 22.

Законодательно работодатель должен выполнить требование работника в период до одного месяца с периода подписания заявления.

Образец заполнения

Документ данных можно составлять самостоятельно или воспользоваться формой, которая должна быть разработана у каждой структуры и учреждения. Бланк согласия на обработку персональных данных можно скачать здесь.

Но независимо от формы, в содержании документа обязательно указываются такие данные:

• полное название работодателя;
• место и дата подписания соглашения;
• ФИО работника и сведения его паспорта.

Тело документа содержит такую информацию:

• уточнение по поводу рода персональных данных, к которым относится документ;
• указание основных целевых задач по использованию данных;
• указание периода действия документов и возможности его отзыва.

В заключительной части сотрудник должен сделать заметку о том, что это согласие составлялось без принуждения. В конце документа ставиться подпись и дата. Образец документа можно найти здесь.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать документ

По закону РФ согласие на обработку данных сотрудник подписывает исключительно по доброй воле – работодатель не может заставить будущего сотрудника подписать такой документ.

Но практика показала, что у кадровиков бывают случаи, когда граждане отказываются подписывать данный документ.

Чаще всего такое решение продиктовано неосведомленностью настоящих причин для подписания согласия — защитить права сотрудника.

Они думают, что личная информация может попасть в руки мошенников и других недобросовестных лиц.

Единственным условием такого поворота событий должны быть веские причины, такие как реализация условий и целей подписанного накануне трудового соглашения.

Подобные действия можно осуществить только по отношению к тем работникам, которые уже подписали договор о трудоустройстве.

А вот, что касается новых сотрудников, то следует все же уговорить их подписать такое согласие – без этого документа сегодня не могут взять на работу.

Такие нюансы связаны с тем, что работодатель и сотрудник еще не пописали трудовой договор, а потому обработку данных воспроизводить нельзя, и у нанимателя нет обязанностей по выполнению условий договора.

Какая ответственность предусмотрена за разглашение информации

Действия, которые работодатель может производить с персональными данными сотрудников, указывается в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышены, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, может наступить ответственность:

• дисциплинарная;
• административная;
• уголовная.

В последнем случае возможно применение при преднамеренном действий и совершении его с корыстными целями. В таком случае обычно назначается наказание в виде серьезного штрафа – от 250 до 500 МРОТ.

Видео: общие аспекты

Для того чтобы работник понимал, не выходит ли спрашиваемая у него информация за рамки необходимой по законодательству или не превосходят ли полномочия работников предприятия по содержанию согласия, нужно заблаговременно рассмотреть документ (возможно даже попросив помощи у квалифицированного юриста) и только тогда расписываться в согласии.

Согласно действующему законодательству обработка большей части данных о человеке должна выполняться после его согласия.

Установленной формы у документа, который содержит такое согласие, нет, но устанавливается перечень обязательных данных, которые должны включаться в него. Итоговый перечень нужной информации составляет получатель этих сведений.