Учет личного состава на предприятии ведется в отделе кадров. Прием на работу оформляется приказом о приеме на работу, который объявляется работнику под расписку. Приказ издается на основании письменного трудового договора.
Трудовой договор - это согласование между работником и предприятием, согласно которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать зарплату и обеспечивать условие труда, предусмотренные в коллективном договоре.
При заключении трудового договора работник предъявляет следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документ об образовании;
- документы воинского учета.
Учет численности работников ведется в отделе кадров в личной карточке работника, которая открывается в одном экземпляре и заполняется на основании вышеперечисленных документов. Одновременно работнику присваивается табельный номер. Отработанное время отражается в табеле учета использования рабочего времени. Табель составляется в одном экземпляре в отделе кадров и передается в бухгалтерию. Учет времени в нем ведется методом сплошной регистрации, явок и неявок на работу. Отметки и причинах неявке на работу или о неполном рабочем дне вносятся в табель только на основании следующих документов:
- листовок нетрудоспособности (больничный);
- приказы.
При оформлении увольнения работника издается приказ о прекращении трудового договора в двух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для окончательного расчета с работником.
При оформлении ежегодного отпуска издается приказ о предоставлении отпуска в двух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию для расчета отпускных.